In un trasloco di ufficio il vincolo non è il peso delle scrivanie: è il tempo di fermo. Ogni ora in cui le postazioni non sono operative ha un costo che supera di gran lunga quello del trasporto. Per questo il lavoro si progetta al contrario, partendo dal momento in cui l'attività deve ripartire.
Si parte dalla ripartenza
Fissata l'ora in cui i primi devono poter lavorare, si costruisce il calendario a ritroso: cosa smontare per ultimo, cosa rimontare per primo, quali postazioni servono subito e quali possono aspettare. Nella maggior parte dei casi l'intervento si concentra nel fine settimana o in orario serale, così il lunedì mattina si trova la scrivania al posto giusto.
Postazioni, non mobili
Una postazione non è una scrivania: è scrivania, cassettiera, sedia, monitor, dock, cavi e ciò che sta nei cassetti. Si numera per persona, si etichetta tutto con lo stesso numero e si scarica nella posizione corrispondente della nuova pianta. È il metodo che evita la scena classica del lunedì mattina, con venti scatole identiche in mezzo alla sala e nessuno che sa di chi sono.
Server, documenti e cose che non si spostano come le altre
Apparati di rete, gruppi di continuità e archivi cartacei richiedono un trattamento a parte: spegnimento e riaccensione concordati con chi gestisce l'IT, imballaggio antistatico dove serve, scatole di dimensione ridotta per i faldoni, che pesano molto più di quanto sembri. Per attrezzature delicate o strumentazione si valuta il trasporto di beni fragili con protezioni dedicate.
Il palazzo detta le regole
Negli edifici direzionali contano il regolamento condominiale e non la logistica: montacarichi da prenotare, fasce orarie per i mezzi, accesso con badge, aree di carico condivise con altri inquilini. Vanno verificati con l'amministrazione prima di fissare la data — sono i vincoli che più spesso fanno saltare i piani, soprattutto nelle zone con più uffici come l'EUR e il quadrante sud.
Quello che resta indietro
Un cambio di sede è l'occasione in cui emergono arredi obsoleti, archivi da scartare e attrezzature fuori uso. Prevedere fin dall'inizio uno sgombero degli uffici per ciò che non si porta evita di pagare il trasporto di quello che poi finirà comunque smaltito. Se la nuova sede non è pronta, il deposito copre l'intervallo.
Raccontaci quante postazioni sposti e in che finestra temporale: chiedi una valutazione.
